Framgångsfaktorer

Vi kan peka ut ett antal lärdomar som vi ser är en del i att vi lyckades tillsammans, berättar Sara Lindholm-Larsson, Operativ Chef på Funktion PMI (Perioperativ Medicin och Intensivvård) och Martin Tegnér, Operativ Chef, Tema Hjärta Kärl och Neuro på Karolinska, som ledde Region Stockholm Command Center Materialförsöjning.

Framgångsfaktorer

• Tydligt "varför" och gemensam målbild
• Samlokalisering i vårdmiljö, med fysisk närhet till vårdens specialister som arbetar kliniskt med Covid-19 patienter, ~70 tal personer med nödvändiga kompetenser
• Snabba beslutsvägar, beslutsmässig ledning och datadrivna beslut
• Transparant informationsdelning och dagliga pulsmöten med mottagande vårdgivare i Stockholmsregionen
• Resurser för testning av skyddsmateriel
• Nära samarbete etablerat med andra aktörer från näringslivet och andra regioner

Tydligt "varför" och gemensam målbild

Det är klassiskt att ett gemensamt mål är viktigt och det var inte svårt att skapa en gemensam målbild och ett tydligt varför i det här fallet. De första två veckorna, när prognosen kontinuerligt stämde vibrerade luften i rummet vid varje samling. Regionen var på väg mot en i princip omöjlig situation. Behovet för skyddsutrustning var extremt konkret. Ingen hade varit med om något likande tidigare och det var tydligt att samarbete behövdes för att klara det här.

Alla jobbade verkligen tillsammans, behövde man hjälp eller behövde någon hjälp så hjälptes man åt. Känslan var verkligen att det här måste vi göra tillsammans - fanns liksom inte plats för gammalt-groll eller revir-pinkande, Rikard Lindqvist, materialansvarig på SLSO.

Samlokalisering i vårdmiljö, med fysisk närhet till vårdens specialister som arbetar kliniskt med Covid-19 patienter, ~70 tal personer med nödvändiga kompetenser

Att Command Center var lokaliserat på ett av de sjukhus som vårdade covid-19 patienter var kritiskt. Personal kunde tillfrågas inom loppet av en timme och i princip "live" återkoppling om vad som fungerade och inte av de testprodukter som inkom. Command Centers vårdteam med lång klinisk erfarenhet och kunskap om hygienrutiner var också en del av nyckelkompetenserna.

- Att vi alla satt i samma lokaler var avgörande. Vi hade inte kunnat arbeta lika effektivt och snabbt annars. Rent krasst hade vi inte riktigt beredskap för den situation som uppstod i världen och i Sverige. Det kompenserade vi med "second best" i och med stor flexibilitet, menar beredskapssamordnare på Karolinska Universitetssjukhuset Axel Högström Dahl.

- Vi samarbete med ett flertal svenska företag och leverantörer för att säkerställa nationell produktion av skyddsutrustning, inklusive Vinnova. Vi bistod med designförändringar, bedömde material och granskade skänkt skyddsutrustning för att säkerställa att produkterna uppfyllde våra krav. Det hände att vi fick skyddsutrustning som inte gick att använda på grund av undermålig kvalitet, men mycket var tillräckligt bra för att kunna användas på någon nivå inom vården och vi kunde på detta sätt lösa en akut bristsituation. Vi hade t.ex. aldrig helt slut på förkläden, handsprit, blodgassprutor eller munskydd trots att lagernivåerna vid flera tillfällen var oroande låga. Vi var verkligen tacksamma för alla förslag och bidrag som kom in till oss berättar Johanna Albert, överläkare, docent och medicinskt sakkunnig Danderyds sjukhus och Erland Löfberg, överläkare och medicinskt sakkunnig Karolinska Universitetssjukhuset.

Snabba beslutsvägar, beslutsmässig ledning och datadrivna beslut

- Den absolut mest avgörande faktorn för Command Centers framgång var att man i uppstartsskedet bemannade med för uppdraget handplockad och särskilt utvald personal samt att ledningen upprättade en effektiv arbetsprocess med funktionsspecifika specialistgrupper (s.k. celler) som fysiskt arbetade på plats i samma lokal. En för uppdraget handplockad och närvarande ledning, som hela tiden var beslutsmässig, var avgörande för att etablera snabba beslutsvägar samt därmed kontinuerligt mycket goda resultat, Bechir Eklund, Chef för Inköp & Juridik, Danderyds Sjukhus AB

Under etableringen av Älvsjö Epidemisjukhus var Command Centers arbete avgörande för att vi skulle stå förberedda för det värsta. Vi arbetade med ett tydlig Varför, med tillit till medarbetarna och beslutsprocesser som var förankrade i kompetenser, inte hierarkier, Nicholas Fernholm, projektledare Älvsjö Epidemisjukhus samt logistik Command Center.

Command center arbetade datadrivet och utvecklade prognoser för antal patienter, hur mycket skyddsutrustning som fanns att tillgå och hur mycket som skulle behövas estimerades kontinuerligt och visualiserades. Alla mottagande vårdgivare fick tillgång till datavyerna som också visades inne på skärmar i Command Center. Mer info..

- Att vi snabbt fick fram prognoser och kunde matcha dessa mot vad som fanns tillgängligt genom vårdgivarnas inrapporterade saldo, gjorde att det blev tydligt vilken skyddsutrustning som var mest kritisk och därmed behövde störst fokus, berättar Jenny Hellstedt, analytiker Command Center.

Det var ingen hemlighet för någon vårdgivare hur läget var och vi gissade inte lagersaldon, vi baserade alla beslut om fördelning och inköp på realtidsdata, berättar Sara Lindholm Larsson.

Transparant informationsdelning och dagliga pulsmöten med mottagande vårdgivare i Stockholmsregionen

Pulsmöten samlade alla, i början tre gånger per dag. Alla möten inleddes prick på tid med en rapport kring antalet covid-19 patienter i intensivvård samt antalet avlidna. Det gjorde att allvaret i situationen och totalt fokus direkt infann sig på varje möte. Varje möte hade en stående agenda där alla inblandade visste vad de förväntades leverera. För att snabbt och visuellt tydliggöra roller, ansvar och beslutsvägar användes en tavla där foton på team leads, deltagarlistor med kontaktuppgifter samt syfte och mål med teamen presenterades. Det var bra att kunna hänvisa till tavlan för alla nya som kom in, i princip dagligen, den första tiden. Större delen av det praktiska arbetet utfördes i MS Teams där aktiviteter delades och följdes upp.

– Allt skapades på kort tid och med flera inblandade organisationer. Det var viktigt att hitta gemensamma processer där det blev tydligt för alla i Teamen och andra parter hur man skulle agera. Fast det gick snabbt arbetade vi för att det ändå skulle ske kontrollerat och med spårbarhet och god dokumentation, Helen Aneheim, operativt ledningsstöd Command Center.

- Tidigt skapades en webbplats där vi kunde berätta om vad vi gjorde, och hur. Det fanns många intressenter som behövde information och webben kompletterades med veckovisa informationsbrev för mer riktad info om status, tydliggörande kring fördelning av produkter, felanmälan med mera. Fördjupningsartiklar beskrev kontinuerligt de processer vi upplevde att det fanns flest frågor kring just för tillfället, till exempel kvalitetsprocessen eller arbetet med förbrukningsartiklar och MT utrustning, Josefin Lundgren Gawell, kommunikatör Command Center.

Resurser för testning av skyddsmateriel

En process för testning av skyddsutrustning sattes upp direkt, bland annat hos RISE, FOI och Camfil. Det var i första hand andningsskydd och munskydd som behövde kontrolleras för att säkerställa att rätt skyddsnivå. Det förekom tidigt en diskussion både i samhället men framförallt bland våra medarbetare i vården kring skyddsutrustningens tillförlitlighet. Det viktigaste var att personalen skulle kunna känna sig säkra. Läs andra texter om kvalitetsarbetet nedan..

Nära samarbete etablerat med andra aktörer från näringslivet och andra regioner

Sverige gick samman, över 4000 mail med tips kom in till tipsbrevlådan. Företag inom landets gränser ställde om sin produktion för att tillverka skyddsutrustning och inköp gjordes från hela världen. I varje inköpscell fanns representanter ifrån alla vårdgivare i regionen. Scania lånade ut inköpare och hade även ett helt logistikteam på plats som såg till att det som köptes in transporteras till Stockholm, men flyt, båt, tåg eller bil. Mer info..

- Lokala och regionala aktörer som kan svänga om sin verksamhet vid kris för att tillgodose vårdens behov är optimalt. I Norrtälje var det flera som startade tillverkning av visir samt handsprit, säger Marianne Eriksson, Beredskapssamordnare och trauma ansvarig sjuksköterska, Norrtälje sjukhus TioHundra AB

- Via Arlanda lagret, som skötts av Coor, har totalt 8355 pallar med över 76 miljoner kollin på drygt 4 månader passerat. Få verksamheter i världen skulle klara av något liknande på så kort tid menar Nicholas Fernholm.

Vi har varit 30 personer från Scanias inköps och logistikavdelningar som arbetat på Command Center. Det har varit det roligaste uppdrag jag haft i hela mitt liv berättar Erika Wirde, Supplier Quality Manager, Scania.

Avslutningsvis

Det var en speciell vår år 2020. Vi har i nuläget försökt summera ett antal framgångsfaktorer som vi tror varit nyckeln till att vi lyckades med uppdraget att skaffa fram skyddsutrustning till Region Stockholm trots rådande omständigheter och världskonkurrens. Det finns fler lärdomar att dra och saker vi kunde gjort annorlunda.

Fortsatt utvärdering och planering inför framtida krissituationer liknande den med covid-19 pandemin får ta hänsyn till dessa. Arbetet med att förse vårdens medarbetare med skyddsutrustning var både lärorikt och belönande.

- Det går inte med ord beskriva hur tacksamma vi är över alla krafter som slöt samman i krisen och möjliggjorde det vi åstadkommit tillsammans säger Sara Lindholm-Larsson och Martin Tegnér.

Text & foto: Josefin Lundgren Gawell