Barnhjärtcentrums nya kallelser ger tryggare och mer förberedda patienter

Nyhet 2025-01-30

På mottagning Barnhjärta i Solna har man under hösten genomfört ett arbete med att förenkla och förtydliga avdelningens kallelser. Arbetet leddes av sjuksköterskorna Birgitta Schmidt och Frida Berg – båda ansvariga för kallelser och dokumentation på mottagningen.

Under ett möte med ALB:s dokumentationsnätverk i våras stötte de på Anna Helander som var inbjuden för att prata om Alltid öppet. Anna är verksamhetsutvecklare på Tema Barn med särskild fokus på digitalisering och just implementering av Alltid öppet. Birgitta hade nyligen gått en barnrättsombudskurs där man bland annat fokuserat på patienters rätt till barnanpassad information om diagnoser och behandlingar, vilket väckt tankar hos henne om mottagningens kallelser.

”Vi började prata om våra kallelser och vilka digitala möjligheter som finns när man går över till e-kallelser. Då frågade vi direkt om vi inte kunde få hjälp. Våra gamla kallelser hade hängt med i 10 år och innehöll en del lite konstiga formuleringar”, berättar Birgitta.

Under ett möte, där även Olle Borg, en av Temats kommunikatörer var inbjuden, sattes arbetet i gång. Man gick först tillsammans igenom alla mottagningens kallelser, såg över språket och rensade bort de som inte används. Efter ett par veckors arbete hade Barnhjärta nya, enkla och tydliga kallelser som bara informerar om det patienter och familjer faktiskt behöver känna till inför ett besök.

En brevmall

I stället för att ha ett kallelsebrev per typ av besök används idag samma brevmall till alla bokningar. I själva kallelsemallen finns bara den information som behöver vara med på alla kallelser, exempelvis hur man hittar till mottagningen och hur ett besök av- eller ombokas. På så sätt sparar man mycket tid och ansträngning om någon grundläggande information i framtiden skulle behöva ändras. Informationen kan då ändras en gång, på ett ställe, i stället för att någon måste gå in och ändra i varje brev separat.

Information om de specifika undersökningarna läggs nu i stället in via fliken ”förberedelser/undersökningar”. Där beskrivs kort vad som kommer hända under besöket med ett enkelt och tydligt språk som utgår ifrån patientens perspektiv och kunskap om sjukvården.

Digitala kallelser

Många enheter och mottagningar skickar med länkar i kallelserna för att förbereda sina patienter inför ett besök. På de gamla kallelserna som skrevs ut och skickades med posten fanns ofta formuleringar som ”gå gärna in och läs mer på den här länken” men i och med att de nya kallelserna skickas digitalt kan mottagningen nu i stället länka direkt till specifik information. Nu finns även länkar till filmer som i detalj beskriver de olika undersökningarna.

”Tidigare skrev vi till exempel ’gå in på mediprep eller 1177’, nu är det länkar direkt till vad vi vill att de ska se och vi vet att föräldrar och barn är inne jättemycket och tittar på det här”, säger Birgitta.

Frida fyller i:

”Barnen är mycket mer förberedda när de kommer. De kan säga saker som: ’där är ju den där gelén som de hade i klippet’. Och det där hänger ihop, det märks att ju mer förberedda patienterna är när de kommer till oss desto mer trygga känner de sig”.

Patientanpassat språk

För att förenkla för familjerna innehåller nu de nya kallelserna även en uppskattning om hur lång tid besöket kommer att ta. Språket och informationen är även anpassad efter åldern på personen kallelsen gäller.

”Förut använde vi samma kallelse och samma formuleringar för alla – från spädbarn till äldre tonåringar”, säger Frida.

”Under arbetet fick vi frågor som ’vad menar ni med det här ordet?’ och då tvingades vi att tänka till lite och det hände att man tänkte ’men gud, har det stått så här i alla år? Förstår till exempel patienten vad det betyder att komma till en PACE-mottagning?’ Nu förklarar vi vad för typ av undersökning de ska genomgå med en enkel mening”, fortsätter Birgitta.

Små ändringar gör stor effekt

En annan ändring som gjort stor skillnad är att stycket om att barn som är sjuka inte får besöka mottagningen skrivits om och blivit mycket tydligare. Tidigare hände det att patienter eller deras familjemedlemmar kom till besök med snuva, hosta eller feber, trots en uppmaning i kallelsen att stanna hemma vid sjukdom. Efter förtydligandet upplever Frida och Birgitta att de nu har en tätare dialog med familjerna om detta inför besöket. Tilltalet och tonen i kallelserna är också annorlunda:

”Språket har blivit mycket enklare och bättre. Det viktigaste framkommer och det är inte så mycket konstigt språk. Nu är språket mycket mer trevligt och välkomnande. Det ser verkligen professionellt ut! Jag har känt innan att det har inte alltid känts så bra när vi skickar ut våra kallelser men nu känner jag mig stolt”, säger Birigtta Schmidt med ett leende.

Vill din avdelning på Astrid Lindgrens barnsjukhus ha hjälp att förbättra era kallelser? Kontakta anna.helander@regionstockholm.se eller olle.borg@regionstockholn.se