Region Stockholm Command Center Materialförsörjning

På Region Stockholms Command Center Materialförsörjning på Karolinska i Solna jobbade tidvis omkring 60 personer från olika professioner och olika organisationer inom och utanför sjukvården. Centret leddes av Sara Lindholm-Larsson, Operativ Chef på Funktion PMI (Perioperativ Medicin och Intensivvård) och Martin Tegnér, Operativ Chef, Tema Hjärta Kärl och Neuro på Karolinska.

Command Center vinner PostNord Logistics Award 2021

Arbetet inom Command Center organiserades i team:

• Inköp och leads
• Analys
• Vårdbehov
• Arbetsmiljö
• Logistik, transport & förvaring

Varje team innehöll medarbetare från Karolinska och andra vårdgivare/verksamheter inom regionen. Även bolag från näringslivet fanns representerade och bidrog med resurser.

Analys, samarbeten och frekventa avstämningar säkrar tillgång/inköp och leveranser av skyddsutrustning kopplad till Covid-19

Vad vi gjorde

Hitta leverantörer och rätt produkter

Teamet för Inköp och leads jagade leverantörer för produkter som uppfyllde rätt säkerhetsnivå, som under tidspress kunde leverera stora kvantiteter till rätt pris. Inkomna tips sorterades, prioriterades och skickdes vidare till så kallade "inköpsceller", där varje cell ansvarade för att undersöka "leadsen" och köpa in utrustning inom en produktgrupp – exempelvis visir, munskydd eller förkläden. Produkterna köted in globalt i konkurrens med resten av världen, men fokus på att hitta inhemska producenter.

- I snitt fick vi in ett hundratal leads per dygn till vår funktionsbrevlåda – där vi för varje tips gjorde en "snabbutredning" av kvantitet, pris, leveranstid och vilka säkerhetskriterier den aktuella produkten uppfyller. Intressanta tips skickades vidare till inköparna för vidare analys, säger Andreas Hörnell från inköp- och leadsteamet.

Alejandra Villatoro, inköpare från Capio S:t Göran, var en av de första att ansluta till CC och har köpt in utrustning för flera av cellerna:

- En stor utmaning i början var att ringa in vilket det totala materielbehovet var, utifrån möjliga scenarios och för hur lång tid vi behövde säkra inleveranser till vilka volymer. Samtidigt skapades en helt ny organisation med personer från olika organisationer och företag – vilket ställde krav på oss att snabbt hitta samarbeten och arbetssätt.

Analys

Inköpsvolymerna bestämdes utifrån analysteamets prognoser, baserade på aktuellt lagersaldo, materialförbrukning och lagda ordrar på väg in, samt hur patient- och epidemiläget ändrades över tid.

- Inledningsvis fokuserade vi på att inventera och visualisera aktuellt lagersaldo. Därefter adderade vi framtida prognoser som tog hänsyn till flera variabler – exempelvis inleveranser samt förbrukning av kritisk skyddsutrustning som bland annat baseras på det förväntade patientflödet. Syftet var att säkra ett jämnt flöde av skyddsutrustning som täckte vårt behov på kort och lång sikt, säger Mattias Holmgren, analysteamet.

Säkra produkterna 

Teamen för Arbetsmiljö och Vårdbehov jobbade tätt ihop och var centrala för att säkra produkternas kvalitet inför inköp och efter leverans. Ibland fanns provexemplar att titta på, i andra fall fick främst certifikat, produktblad och innehållsförteckningar granskas. Teamen kontrollerade att skyddsutrustningen som köptes in hade rätt funktionalitet och säkerhetsnivå. Ofta uppfyllde leveranserna säkerhetskraven, men vid enskilda fall fick leveranser som inte uppfyllde säkerhetskraven skickas tillbaka. Ibland behövde ersättnings- eller reservprodukter hittas, och i det arbetet stöttade vi inköpscellerna med att utvärdera tips på alternativa produkter.

- Flera svenska företag ställde om sin produktion för att hjälpa till och vi var en kontaktlänk till vården i frågor kring produktutveckling och behovskartläggning, berättar Erland Löfberg, överläkare och medicinsk rådgivare på Karolinska Universitetssjukhuset.

Ett annat ansvarsområde var att säkra att arbetsmiljölagstiftning följdes och att löpande informera berörda verksamheter om vad som köptes in. Kommunikation om aktuella lagersaldon samt en felanmälansfunktion var andra viktiga moment. Teamen var bemannade av arbetsmiljöspecialister, beredskapssamordnare, personer med klinisk erfarenhet och kompetens från bland annat Karolinska, Danderyds sjukhus och RSSL.

- Vi bevakade och underhöll kritiska listor för materialförsörjning och försökte ligga steget före och analysera vad som kunde bli nästa bristvara. Som exempel insåg vi tidigt att det kunde bli brist på blodgassprutor som används för provtagning för bedömning av lungfunktionen, berättar Johanna Albert, docent och överläkare i anestesi från Danderyds sjukhus.

Leverans till vården 

Teamet Transport, logistik och förvaring hanterade den komplexa kedjan för att få inköpt skyddsutrustning levererad till vården. Logistiken omfattade att snabbt få produkterna levererade från fabrik, ofta baserade i Asien, till svensk mark. När varorna kvitterats in på Arlanda skickades de vidare inom regionen - först för produkttest och därefter via Medicarrier till vårdgivarnas respektive lager.

Allt material fördelades enligt den fördelningsnyckel som analysteamet tagit fram - som byggde på respektive vårdgivares förbrukning och behov. Logistikarbetet var samarbete definierat. På kort tid skapade medarbetare från Karolinska, Coor, Scania och Medicarrier en gemensam logistiklösning. Godsloggar togs fram och transporterna omfattande alltifrån några få andningsskydd till hela flygplan med gods som koordinerades.

-Innan jag började på Karolinska Universitetssjukhuset vara jag logistikchef på Scanias motorbearbetning. Att nu skapa helt nya logistikflöden och processer
tillsammans med mina tidigare kollegor på Scania och mina nuvarande på
Karolinska i detta viktiga arbete känndes väldigt meningsfullt. Att se alla
dessa kompetenser från vården och industrin samverka för att nå ett gemensamt
mål, att skydda vårdpersonalen, var magiskt, berättar Anna de Haan, chef för Sterilteknik på Karolinska.

Ida Skoglund arbetar till vardags med logistik i nya sjukhusbyggnaden på Karolinska i Solna:

- Vi var tvungna att skapa det här flödet snabbt. Det hände saker varje dag och förutsättningar ändras men det blev snabbt ett tryggt gäng med all kompetens och stort engagemang. Det var så tydligt att alla hade samma mål, att få ut material till vården. Alla gjorde sin uppgift, hade sitt fokus och arbetade stenhårt för den. Inköp jobbade för att få in stora mängder utrustning, arbetsmiljö för kvalitén och vi i logistik gänget för att få hit och ut det snabbt. Tydligt fokus med gemensamt mål gör det lätt att arbeta. Vi var inte Coor, Scania och Karolinska, det var en ny arbetsplats som skapades, berättar Ida Skoglund, Project Manager, Logistikutvecklare, Coor.

- Den senaste veckan börjar vi se frukten av det hårda arbete som gjorts; den inhemska produktionen kommer igång och det landar flyg flera gånger i veckan, men vi har mycket kvar att göra. Att få bidra till att skydda våra kollegor i vården är det viktigaste uppdrag jag haft i hela mitt liv, och med det team vi har på plats så är jag övertygad om att vi kommer lyckas. Martin Tegnér, Operativ Chef Tema Hjärta, Kärl och Neuro.

- Ingen av oss har aldrig upplevt något liknande under hela vår livstid. Det här är den enskilt största arbetsmiljösatsningen som vi någon sett. Teamet har arbetat otroligt många dagar och många timmar men är fortfarande taggade och vi ska vinna den här matchen. Så många olika professioner från olika organisationer inom och utanför sjukvården som kan samarbeta så väl, det är något som vi kan lära av när vi återgår till det vanliga", Sara Lindholm Larsson, Operativ Chef, Funktion Perioperativ Medicin och Intensivvård