Justering av Karolinska Universitetssjukhusets verksamhetsmodell ska leda till tydligare ansvar och kortare beslutsvägar

Nyhet 2019-06-20

- Organisationen är till för patienten, för att vi ska kunna ge patienten ett så bra omhändertagande och ett så bra medicinskt resultat som möjligt. Därför bevarar vi grunden med patientflöden och patientflödesledningsgrupper. Men det har också funnits problem. Ett av dem är för många chefsled som gör att det blivit för komplicerat att fatta beslut. Det förenklar vi nu genom att slå ihop ett antal chefsnivåer och förtydliga verksamhetschefsansvaret, säger sjukhusdirektör Björn Zoëga.

Ett flertal arbetsgrupper har arbetat med utvärderingen som lett fram till justeringarna, och många medarbetare har lämnat synpunkter på vad som behöver förbättras. Björn Zoëga hoppas därför att de nya justeringarna ska vara väl förankrade och fungera i praktiken.

- Jag vill ge tid över sommaren för medarbetare att ha synpunkter på justeringarna innan beslutet fattas. Det har varit ett gediget förberedelsearbete och många har haft möjlighet att ge inspel, så jag hoppas att de flesta upplever att de justeringar som görs går i rätt riktning, säger Björn Zoëga.

I korthet föreslås följande förändringar:

1. Sammanslagning av chefsroller

   Rollerna patientområdeschef och patientflödeschef respektive funktionsområdeschef och funktionsenhetschef slås ihop till en organisationsnivå och ett verksamhetschefskap. Organisationsnivån "vårdområde" lyfts till samma nivå. Chefsbefattningarna benämns "verksamhetschef" inom såväl teman som funktioner. Verksamhetschefen är chef över en medicinsk enhet eller över ett omvårdnadsområde.
   
   

2. Antalet enheter reduceras genom sammanslagning till större organisatoriska verksamheter

   De organisatoriska enheterna där vård produceras blir större och får bättre möjligheter att samla en kritisk massa av kompetens. Det ger också större flexibilitet och bredd inom respektive medicinsk enhet vilket medför bättre möjligheter att ta hand om våra patienter. Det egna uppdraget blir större och den ekonomiska budgeten likaså, vilket förbättrar möjligheten för verksamhetschefen att påverka den egna enhetens resultatmål.
   Arbetet med att forma enheterna och tillsättningen av chefer kommer att ledas av respektive tema- och funktionschef.
   
   

3. Justering av vårdinnehållet i teman och funktioner

   Tre nya teman bildas och en funktion försvinner.
   • "Tema Hjärta, Kärl och Neuro" skapas genom en sammanslagning av nuvarande Tema Hjärta och Kärl och Tema Neuro. De båda temana är relativt små samtidigt som det finns likartade akuta processer samt likartat innehåll av elektiv medicin och kirurgi i dem.
   • "Tema Akut och Reparativ Medicin" (nuvarande Funktion Akut samt Tema Trauma och Reparativ Medicin) blir ett nytt tema och kommer att kunna hantera flera av de akuta patienterna i en mer sammanhållen vårdprocess. Omvårdnadsbehoven för många av patientgrupperna är likartade och redan idag finns stort samutnyttjande av vårdavdelningar mellan verksamheterna. Sammanslagningen bidrar också till att specialister inom kirurgiska discipliner kan vara delaktiga i det akuta omhändertagandet samt till en bättre integrering av akutmedicin och trauma.
   • "Tema Kvinnosjukvård" separeras från nuvarande tema Barn och Kvinnosjukvård. Tema Barn och Kvinnosjukvård är mycket stort och med en stor bredd på innehållet. Kvinnosjukvården får som eget tema en tydlig prioritet med möjlighet att förstärka fokus på kvinnors sjukdomar.
   
   

4. Verksamhetschef får ansvar för den medicinska specialiteten

   Ansvaret för specialiteten ges till verksamhetschef förutsatt att aktuell verksamhetschef uppfyller de kompetenskrav som gäller. Större enheter ger bättre förutsättningar för att hålla samman kompetensgrupper såsom de medicinska specialiteterna. Dock kommer inte samtliga specialister alltid att arbeta i samma verksamhet. Saknas kompetens hos verksamhetschef tillsätts en specialitetsansvarig inom det tema/funktion där specialitetens ansvar är förlagt.
   
   

5. En medicinsk enhet för multisjuka patienter skapas inom Tema Åldrande

   Multisjuka patienter med komplicerande samvarierande sjuklighet är en utmaning för sjukvården. För att skapa bättre förutsättningar för ett bra omhändertagande införs ett förtydligat uppdrag inom sjukhuset för att ta hand om multisjuka patienter. En ny medicinsk enhet för "Multisjuka patienter" skapas inom Tema Åldrande. Denna enhet skall fungera både som en konsultativ instans men kan också överta huvudansvar för patienter där flera olika tillstånd är skäl för vårdhändelsen.

Återstående delar i justeringsarbetet

En av de största utmaningarna för Karolinska idag är informationsförsörjningen till de olika enheterna. Efter att ovanstående justering av organisationen beslutats kan ett nytt masterdataregelverk tas fram som överensstämmer med organisationsdesignen. En projektorganisation för informationsförsörjning har tillsatts och arbetet prioriteras mycket högt inom sjukhuset.

Samverkan och genomförande av förändringarna

Samverkansprocesser och dialog med fackliga företrädare kommer att ske på både central och lokal nivå enligt överenskommen process. Arbetet med sammanslagningar till nya enheter leds av respektive tema- och funktionschef. Tidplan för sammanslagning och processer för rekrytering och tillsättning av nya roller är ännu inte klar, men kommuniceras så snart detta har överenskommits med de fackliga organisationerna. En preliminär tidsplan är att detta kommer att ske i slutet av hösten 2019.

Bakgrund

- Tidigare utredningar som gjorts av sjukhusets styrelse, internt på Karolinska och inom ramen för internrevisionen, har varit ledande i styrgruppens arbete.

- Samtliga synpunkter och idéer som dokumenterats under sjukhusdirektörens öppna möten med verksamheten under våren och från chefsmöten under våren har gåtts igenom. Därtill har email, mail till en särskild förslagsbrevlåda, brev, samtal och telefonsamtal från chefer och medarbetare beaktats i arbetet liksom problembeskrivningar och förslag på förändringar som inkommit från såväl medarbetare som fackliga företrädare sedan nuvarande verksamhetsmodell infördes.

- De återkommande synpunkter på organisationsstrukturen som finns på dagens verksamhetsmodell är:

• Otydliga ansvar och mandat mellan olika chefer och chefsnivåer. Det tidigare ansvaret inom verksamhetschefsrollen har i nuvarande organisation fördelats på flera olika chefer/nivåer vilket bidrar till uppfattningen att det är svårare att leda i den nya organisationen
• Oklarheter i informationsflödet där första linjens chefer nås av ofullständig styrinformation och data.
• Första linjens chefsnivå uppfattas ha svaga mandat och vårdnära beslut fattas högre upp i organisationen i stället för närmare patienterna.
• Antalet chefer uppfattas ha blivit för stort. Detta medför långa och krångliga beslutsvägar, kräver mer administration och genererar mycket mötestid. Många chefer har alltför små personalgrupper.
• Det finns för många och för små enheter. Fragmentisering och stuprörstänkande har ökat.
• Utmaningar med delade vårdgolv, särskilt över temagränser, som försvårar samarbete och informationsöverföring. Det bidrar också till ett stort antal chefer inom omvårdnad.
• En klar majoritet av inkomna inspel förmedlar att man behöver justera modellen men inte börja om från början. Många medarbetare och chefer uppfattar att den nuvarande verksamhetsmodellens riktning och intention är bra och att man inte vill att fungerande patientflöden kullkastas