Införandet av verksamhetsmodellen

Redan innan arbetet med en ny verksamhetsmodell påbörjades 2015 hade ett omfattande arbete gjorts av Karolinskas verksamheter där man diskuterade vilka patientgrupper som skulle vårdas på sjukhuset samt vilka diagnoser som kunde föras samman till en. Arbetet har sedan successivt förfinats baserat på varje verksamhets arbete och logik.

En tematisk vård

I Stockholms läns landstings plan Framtidens hälso- och sjukvård (FHS) framgår bland annat att:

Vården av patienterna på NKS föreslås i linje med landstingets tidigare beslut och inspirerat av utländska förebilder som Cleveland Clinic, Cleveland (USA) och Imperial College, London (Storbritannien) utgå ifrån ett antal teman (sex stycken) som är styrda av patienternas behov och sjukdomstillstånd

Karolinskas sjukhusledning utgick från framtidsplanens föreslagna teman när arbetet med omorganiseringen startade i februari 2015. Då diskuterades vilka möjligheter som fanns för att ändra sjukhusets divisions- och kliniksstruktur, om det fanns behov av anpassning mot andra sjukhus i länet och hur sjukhuset skulle matcha Karolinska Institutets forsknings- och utbildningsorganisation på ett bättre sätt. Ett mål var att gruppera de patientgrupper som Karolinska har i uppdrag att vårda i så logiska flöden som möjligt utifrån både patientens och vårdens perspektiv, och samtidigt skapa teman med lagom storlek.

En stor del i arbetet med att ta fram en ny verksamhetsmodell har handlat om att utveckla nya roller och attraktiva karriärvägar för medarbetare. Bland annat har flera nya omvårdnadsroller skapats för att ge sjuksköterskor attraktivare karriärvägar. En omvårdnadsansvarig finns på de flesta teman och funktioner, med ansvar för att utveckla omvårdnaden och föra in ny forskning. För att få en tydligare koppling till forskningen utformades en ny roll i form av forsknings- och utbildningschef (FoU-chef) på varje tema och funktion.

Utveckling av organisationer för teman och funktioner

Karolinskas ledningsgrupp tog 2015 beslutet om att sjukhuset skulle organiseras enligt teman och funktioner eftersom man anser att det gynnar Karolinskas vision "Patienten först – tillsammans skapar vi den bästa vården".

För varje tema och funktion utnämndes en förändringsledare som skulle driva arbetet med tematiseringen. I ett första steg beskrevs olika scenarier för varje temas patientgrupper och funktionernas innehåll. Därefter definierades temats eller funktionens organisation utifrån riktlinjer som arbetades fram inom programgruppen för Ny Verksamhetsmodell, och efter beslut av Karolinskas ledningsgrupp.

Förändringsledarna tog sedan fram detaljerade organisationsförslag för respektive tema och funktion i samverkan med verksamheten. Förslagen presenterades, diskuterades och omarbetades i vissa fall i samband med sjukhusledningens inriktningsbeslut och under en formell facklig samverkansprocess. Under arbetet har justeringar av organisationens design gjorts för att anpassa lösningarna när verksamheten börjat jobba i den nya organisationen. Detta sätt att arbeta kallas "emergent change", eller på svenska: framväxande förändring.

Utformandet av tematisk organisation gjordes i flera steg, där de teman och funktioner som skulle flytta in i den nya sjukhusbyggnaden i Solna (NKS) var först ut med att definiera sin organisation. Fas I innehöll teman Barn och Kvinnosjukvård och Hjärta och Kärl samt funktionerna Perioperativ Medicin och Intensivvård (PMI), Bild och Funktion, Hälsoprofessioner och Akut. Under hösten 2015 påbörjades även arbete för Fas II, med temana Neuro, Cancer, Trauma och Reparativ Medicin, Inflammation och Infektion och Åldrande, samt funktionen Karolinska Universitetslaboratoriet (KUL).

Förändringsledarna behövde stöd i att ta fram den nya, tematiska organisationen och därför rekryterades förändringspartners som hjälpte förändringsledaren att organisera och driva det operativa arbete som förändringen innebar, samt var rådgivande i frågor som berörde förändringsledning. Rollerna som förändringsledare och förändringspartner var temporära och upphörde när nya chefer rekryterats.

Chefsrekrytering

Karolinskas HR-avdelning fick uppdraget att ta fram principer och upplägg för att bemanna den nya organisationen.

Principer för bemanningen var följande:

  • Värna stabilitet och kvalitet i övergången till den nya organisationen, för att säkerställa fungerande vårdkedjor.
  • Fokusera på att motivera och verka för förändring, både i utformning och utförande.
  • Ta tillvara på kompetens och erfarenhet hos nuvarande chefer och medarbetare.
  • Bemanna den nya organisationen med rätt kompetens på rätt ställe utifrån den nya organisationens behov.
  • Genomföra bemanningen resurseffektivt, inom ramen för budget, tidsplanering och resurstillgänglighet
  • Bemanna den nya organisationen i en transparent process

Ledningsgruppen beslöt också att alla nya tjänster skulle bemannas via en centralt koordinerad process med gemensamt start och slutdatum, där varje chefsnivå rekryterar sina underställda chefer och att chefstjänsterna och de nya icke-chefstjänsterna skulle tillsättas genom ett sökförfarande (det vill säga ej genom direkttillsättning), medan medarbetarna skulle placeras direkt in i de nya organisatoriska enheterna.

Att tjänsterna skulle tillsättas genom ett sökförfarande motiverades av att chefsrollerna i den nya organisationen skiljde sig från de som fanns i den tidigare organisationen, samt att rekrytering till nya roller är rättvist och transparent. Tjänsterna annonserades öppet.

Totalt för fas I och fas II annonserades cirka 800 tjänster, cirka 1900 ansökningar kom in, cirka 1500 intervjuer genomfördes av arbetsgivaren och cirka 700 av fackliga företrädare.