Region Stockholm Command Center Materialförsörjning

Region Stockholm Command center startade den 22 mars och har levererat sitt uppdrag att köpa in skyddsutrustning till akutsjukhusen, primärvården och kommunerna kopplad till covid-19. Karolinska fick uppdraget att leda insatsen efter att det inom regionen konstaterats att det ordinarie materialinflödet inte räckte för att tillgodose det totala behovet.

På Region Stockholms Command Center Materialförsörjning på Karolinska i Solna jobbade tidvis omkring 60 personer från olika professioner och olika organisationer inom och utanför sjukvården. Centret leds av Sara Lindholm-Larsson, Operativ Chef på Funktion PMI (Perioperativ Medicin och Intensivvård) och Martin Tegnér, Operativ Chef, Tema Hjärta Kärl och Neuro på Karolinska.

Arbetet inom Command Center organiserades i team:

  • Inköp och leads
  • Analys
  • Vårdbehov
  • Arbetsmiljö
  • Logistik, transport & förvaring

Varje team innehåller medarbetare från Karolinska och andra vårdgivare/verksamheter inom regionen. Även bolag från näringslivet finns representerade och bidrar med resurser.

Analys, samarbeten och frekventa avstämningar säkrar tillgång/inköp och leveranser av skyddsutrustning kopplad till Covid-19

Vad vi gör

Hitta leverantörer och rätt produkter

Teamet för Inköp och leads jagar leverantörer för produkter som uppfyller rätt säkerhetsnivå, som under tidspress ska kunna leverera stora kvantiteter till rätt pris. Inkomna tips sorteras, prioriteras och skickas vidare till så kallade "inköpsceller", där varje cell ansvarar för att undersöka "leadsen" och köpa in utrustning inom en produktgrupp – exempelvis visir, munskydd eller förkläden. Produkterna köps in globalt i konkurrens med resten av världen, men fokus på att hitta inhemska producenter.

- I snitt får vi in ett hundratal leads per dygn till vår funktionsbrevlåda – där vi för varje tips gör en "snabbutredning" av kvantitet, pris, leveranstid och vilka säkerhetskriterier den aktuella produkten uppfyller. Intressanta tips skickas vidare till inköparna för vidare analys, säger Andreas Hörnell från inköp- och leadsteamet.

Alejandra Villatoro, inköpare från Capio S:t Göran, var en av de första att ansluta till CC och har köpt in utrustning för flera av cellerna:

- En stor utmaning i början var att ringa in vilket det totala materielbehovet var, utifrån möjliga scenarios och för hur lång tid vi behövde säkra inleveranser till vilka volymer. Samtidigt skapades en helt ny organisation med personer från olika organisationer och företag – vilket ställde krav på oss att snabbt hitta samarbeten och arbetssätt.

Analys

Inköpsvolymerna bestäms utifrån analysteamets prognoser, baserade på aktuellt lagersaldo, materialförbrukning och lagda ordrar på väg in, samt hur patient- och epidemiläget ändrats över tid.

- Inledningsvis fokuserade vi på att inventera och visualisera aktuellt lagersaldo. Därefter adderade vi framtida prognoser som tar hänsyn till flera variabler – exempelvis inleveranser samt förbrukning av kritisk skyddsutrustning som bland annat baseras på det förväntade patientflödet. Syftet är att säkra ett jämnt flöde av skyddsutrustning som täcker vårt behov på kort och lång sikt, säger Mattias Holmgren, analysteamet.

Säkra produkterna 

Teamen för Arbetsmiljö och Vårdbehov jobbar tätt ihop och är centrala för att säkra produkternas kvalitet inför inköp och efter leverans. Ibland finns provexemplar att titta på, i andra fall får främst certifikat, produktblad och innehållsförteckningar granskas. Teamen kontrollerar att skyddsutrustningen som köps in har rätt funktionalitet och säkerhetsnivå - ibland från leverantörer regionen vanligtvis inte anlitar. Ofta uppfyller leveranserna säkerhetskraven, men vid enskilda fall har leveranser som inte uppfyllt säkerhetskraven fått skickas tillbaka. Ibland behöver ersättnings- eller reservprodukter hittas, och i det arbetet stöttas inköpscellerna med att utvärdera tips på alternativa produkter.

- Flera svenska företag har ställt om sin produktion för att hjälpa till och vi är en kontaktlänk till vården i frågor kring produktutveckling och behovskartläggning, berättar Erland Löfberg, överläkare och medicinsk rådgivare på Karolinska Universitetssjukhuset.

Ett annat ansvarsområde är att säkra att arbetsmiljölagstiftning följs och att löpande informera berörda verksamheter om vad som köps in. Kommunikation runt aktuella lagersaldon samt en felanmälansfunktion är andra viktiga moment. Teamen är bemannade av arbetsmiljöspecialister, beredskapssamordnare, personer med klinisk erfarenhet och kompetens från bland annat Karolinska, Danderyds sjukhus och RSSL.

- Vi bevakar och underhåller kritiska listor för materialförsörjning och försöker ligga steget före och analysera vad som kan bli nästa bristvara. Som exempel insåg vi tidigt att det kunde bli brist på blodgassprutor som används för provtagning för bedömning av lungfunktionen, berättar Johanna Albert, docent och överläkare i anestesi från Danderyds sjukhus.

Leverans till vården 

Teamet Transport, logistik och förvaring hanterar den komplexa kedjan för att få inköpt skyddsutrustning levererad till vården. Logistiken omfattar att snabbt få produkterna levererade från fabrik, ofta baserade i Asien, till svensk mark. När varorna kvitterats in på Arlanda skickas de vidare inom regionen - först för produkttest och därefter via Medicarrier till vårdgivarnas respektive lager.

Allt material fördelas enligt den fördelningsnyckel som analysteamet tagit fram - som bygger på respektive vårdgivares förbrukning och behov. Logistikarbetet är samarbete definierat. På kort tid har medarbetare från Karolinska, Coor, Scania och Medicarrier skapat en gemensam logistiklösning. Godsloggar har skapats och transporter omfattande alltifrån några få andningsskydd till hela flygplan med gods koordineras och varorna skickas från Arlanda direkt till svenska testcenter.

-Innan jag började på Karolinska Universitetssjukhuset vara jag logistikchef på Scanias motorbearbetning. Att nu skapa helt nya logistikflöden och processer
tillsammans med mina tidigare kollegor på Scania och mina nuvarande på
Karolinska i detta viktiga arbete känns väldigt meningsfullt. Att se alla
dessa kompetenser från vården och industrin samverka för att nå ett gemensamt
mål, att skydda vårdpersonalen, är magiskt, berättar Anna de Haan, chef för Sterilteknik på Karolinska.

Ida Skoglund arbetar till vardags med logistik i nya sjukhusbyggnaden på Karolinska i Solna:

- Vi var tvungna att skapa det här flödet snabbt. Det händer saker varje dag och förutsättningar ändras men det är ett tryggt gäng redan med all kompetens och stort engagemang. Det är så tydligt att alla har samma mål, att få ut material till vården. Alla gör sin uppgift, har sitt fokus och arbetar stenhårt för den. Inköp jobbar för att få in stora mängder utrustning, arbetsmiljö jobbar för kvalitén och vi i logistik gänget för att få hit och ut det snabbt. Tydligt fokus med gemensamt mål gör det lätt att arbeta. Vi är inte Coor, Scania och Karolinska just nu, det är en ny arbetsplats som skapats, berättar Ida Skoglund, Project Manager, Logistikutvecklare, Coor.

Sara Lindholm Larsson, Operativ Chef Funktion PMI (Perioperativ medicin och intensivvård) och Martin Tegnér, Operativ Chef Tema Hjärta, Kärl och Neuro. Foto: Josefin Gawell

- Den senaste veckan börjar vi se frukten av det hårda arbete som gjorts; den inhemska produktionen kommer igång och det landar flyg flera gånger i veckan, men vi har mycket kvar att göra. Att få bidra till att skydda våra kollegor i vården är det viktigaste uppdrag jag haft i hela mitt liv, och med det team vi har på plats så är jag övertygad om att vi kommer lyckas. Martin Tegnér, Operativ Chef Tema Hjärta, Kärl och Neuro.

- Ingen av oss har aldrig upplevt något liknande under hela vår livstid. Det här är den enskilt största arbetsmiljösatsningen som vi någon sett. Teamet har arbetat otroligt många dagar och många timmar men är fortfarande taggade och vi ska vinna den här matchen. Så många olika professioner från olika organisationer inom och utanför sjukvården som kan samarbeta så väl, det är något som vi kan lära av när vi återgår till det vanliga", Sara Lindholm Larsson, Operativ Chef, Funktion Perioperativ Medicin och Intensivvård