Hur har det gått med åtgärdsprogrammet efter internrevisionen?

Nyhet 2018-05-09

Internrevisor Ole Alvin gjorde vid årsskiftet en granskning av Karolinskas användning av konsulter, som sedan resulterade i ett åtgärdsprogram. Hur går nu arbetet med att genomföra åtgärderna? Här svarar ekonomidirektör Margareta Fast, programchefen för Nya Karolinska Solna och Huddinge Stanley Holsteiner samt direktören för Administration och Service, Gunnar Gustafsson Wiss, på frågor om genomförandet.

Hur kommer det sig att vi använt så mycket konsulter på sjukhuset?

Stanley Holsteiner:

- För oss på Karolinska, som fick uppgiften att driftsätta ett helt nytt modernt och högteknologiskt sjukhus, krävdes mer resurser och andra kompetenser än vad både vi och landstinget hade kunnat föreställa oss, vilket gjorde att vi behövde använda konsulter inom olika områden.

-  Det blev också klart för oss att vi behövde värna vår kliniska personals tid så att de kunde ägna sig åt det de är utbildade för, dvs att ta hand om våra patienter. Då är det i många fall bättre att hyra in en professionell projektledare istället för att ta en sjuksköterska från en vårdavdelning.

- Konsulterna ska bara användas under en övergångsperiod, antingen tills vi rekryterat egen personal med den kompetens vi behöver, eller tills projektarbetet och driftsättningen är klart. Vi har nu fasat ut många av dem som vi använt för att till exempel upphandla medicinteknisk utrustning till den nya sjukhusbyggnaden, vilket ju i stora delar är klart. Nu arbetar vi generellt med att göra oss mindre konsultberoende så att vi växlar ut konsulter och anställer egen personal i de fall det är befogat

Vad gjorde konsulterna?

Stanley Holsteiner:

- Konsulternas kompetens har legat mycket inom projektledning, analys, projektsupport samt upphandling av medicinteknik och IT.

Vad är det som har brustit i sjukhusets hantering av konsulter tidigare?

Margareta Fast:

- I stort kan man säga att det har funnits processer, regler och rutiner på plats inom landstinget, men att tillämpningen och efterlevnaden av dessa har brustit i vissa fall, vilket är beklagligt. Med de åtgärder vi nu har tagit fram har vi ett mer strukturerat arbetssätt med bättre systematik så att inga steg i processerna ska missas. Samtidigt finns det förstås delar som tar längre tid att genomföra, såsom förbättrat IT-stöd i inköpsprocessen som kommer att ge en ännu effektivare kontroll.

Gunnar Gustafsson Wiss:

- Det är flera olika steg man behöver göra när man köper tjänster i offentlig verksamhet. Vi har följt de ramavtal som landstinget tecknat med olika leverantörer. Utöver det har vi gjort förnyade konkurrensutsättningar, när så krävts. I tillägg till detta ska den som köper in tjänsten göra tydliga inköpsuppdrag på varje avrop - och här har vi brustit i vissa fall. Genom utbildning och bättre kontrollsystem så ska vi nu förbättra detta.

Vems är ansvaret för att alla de här reglerna och rutinerna följs och varför har de inte alltid följts?

Gunnar Gustafsson Wiss:

- Landstinget har system och rutiner som vi använder men det har inte varit tillräcklig systematik i hur vi följer upp att dessa verkligen tillämpas. Det är ju ett ansvar som ligger på alla som arbetar i organisationen att man följer alla de steg som till exempel en upphandling eller ett inköp innebär. Vi måste alla ta ansvar för att göra rätt. Men det har också saknats kontrollfunktioner för detta, som vi nu upprättar.

- Jag vill också tillägga att jag tycker det är bra att detta utreds ordentligt och att vi får bättre kontroll på alla rutiner. Upphandling och inköp i offentlig verksamhet är ganska komplicerat – och medarbetare behöver stöd och utbildning för att göra rätt.

Hur kan vi garantera att detta inte händer igen?

Margareta Fast:

- Vi har nu ringat in de viktigaste områdena för förbättring. Vi har stärkt styrning och ledning i processen - från inköp till betalning exempelvis genom att vi lyft beslutsnivån för inköp av management- och projektkonsulter till sjukhusdirektören.

- Vi har också tätare uppföljning med de verksamhetsansvariga som använder konsulter av det här slaget, vi utbildar "superusers" i hur man kontrollerar underlag och fakturor rätt.

- Vidare gör vi löpande oberoende systematiska interna kontroller med stickprov för att kontrollera att de är utförda korrekt. Vi gör också förbättringsåtgärder i våra system, så att det blir enklare att använda och göra rätt i inköps- och ekonomisystemen. Dessutom har vi genomfört generella åtgärder som att utbilda i våra rutiner kring jäv och delegationsordning.

- När det gäller relationen till leverantörer har vi gjort flera saker: Vi har kontaktat de största leverantörerna och klargjort att de inte får betalt om inte korrekta underlag, såsom beställningsunderlag, finns. Vi följer upp leverantörerna tätare, omförhandlar löpande avtal regelbundet för att få ner kostnader och avslutar avtalen om vi inte är nöjda.

Gunnar Gustafsson Wiss:

- Vi inrättar också en helt ny roll, en Compliance officer, som ska ha ett övergripande uppdrag att ansvara för regelefterlevnad, främja och följa upp intern kontroll samt att granskning, utvärdering och rapportering sker på ett systematiskt sätt.